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日常工作沟通中,被忽略的邮件沟通重要性!好的email如何写呢?

Email邮件是个神奇的东西,比起讯息,它显得较正式,因此成为许多人职场上爱用的工具之一,你可能想要与某公司合作或是有事需要公司里别的部门来协助!


Email,是职场人的职场名片,也是和同事、客户、领导等哈常用的沟通方式之一。你也许会说,email嘛,天天写,有什么难的?殊不知:很多人明明很努力,却在职场上止步不前,其实是忽略了通过email进行高效、专业的职场沟通的重要性!那么,到底什么才是好的职场email?



一封好的Email的评判标准


为了达到这个“有效沟通”的目的,就产生了大家口中所说的Email的几个rules:


节约时间,直奔主题 : 在Email一开始就表明自己写这封Email的目的

重点明确,逻辑清晰: 让对方一眼就能看明白你要讲的内容。比如分段缩进,或是用Bullet Points列出你的观点。Action Action Action: 就是让对方明确地知道你需要他做什么。



7种常见Email错误


1. 回覆的信件标题已经不是讨论重点


在讨论事情时我们常常会直接回复对方信件,所以几次来往之后,标题可能会变成「Re: Re: Re: Tuesday?」。或许一开始你们想约星期二讨论事情,但是之后的内容应该早就与「星期二」无关,所以为了让彼此一看就明白信件内容,改个标题吧!不然若对方是个大忙人,每天有几十封email在往来,你那标题不明的信件搞不好就被忽略了。


2. 你的内容没有明确重点


有时你可能洋洋洒洒打了一堆字,但是仔细一读却发现其实没什么重点,这样只是浪费彼此时间。你可以试着将你想表达的东西用一句话讲出来,若发现不行,可能就要重新整理一下思绪了。尽量在前三句话就点出重点,哈后要收尾时可以再换个方式强调一次,让对方清楚接收到你的讯息。


3. 忽略开头的问候语


如果已经是往来很多次的email,人们可能会省略开头的问候语,但是一句简单的「XX您好」或「哈啰,第三组的伙伴们」,都可以让对方觉得比较有温度,也会更愿意去了解你想传达的讯息。


4. 想感谢对方却显得很空洞


受人帮助或是收到别人送的礼物,难免会想写封感谢信给对方,但是只写一句很简单的「谢谢」又显得太随便、没诚意,所以要感谢别人时,记得写下他们的实际作为,该是他们的功劳就不要吝于称赞、感谢,会让对方觉得受重视,未来你们的关系也可以更紧密。


5. 太多字


你的目标应该是要在有限篇幅内,简短扼要的说明重点,而不是写一堆小细节让人看得眼花撩乱,篇幅太长的email也会让人没耐心看完喔,所以你可以遵循以下步骤:


删掉多余的字,尤其是那些没意义的形容词,你不是在写文章,而是在沟通。将内容分段,每段大概2-3个句子就可以了,才不会显得内容很多。善用标号,如果是可以列点的东西,就用列点的方式写出来吧,这样可以让对方清楚你想表达的,你也不用为了整体的顺畅度加那些冗言赘字。


6.错别字


如果是英文的内容,文法跟拼字当然很重要,如果句子结构完全不对,读的人根本就看不懂,还要花时间去猜你想表达的,这样反而浪费时间。如果是中文内容,错字也需要注意,所以按送出之前,检查一次信件内容吧。


7. 只有批评没有建议


如果有人表现很差,你觉得需要批评他、点出他的错误当然可行,但是不要只会批评,你有什么改进的建议,甚至是自身经验都可以跟对方分享,一封充满攻击性的批评没什么意义,那只会让彼此关系更差而已。



10个你可以注意的细节(技巧)


1.有力的主题


人们每天在收件箱里会收到大量的电邮。想让你的邮件脱颖而出,给它起一个吸引收件人眼球的主题就很重要了。主题还要和电邮内容密切相关。如果回复时能换个主题,就会比“回复:”好多了。


2.正确地发送


把邮件发给正确的接收人是很重要的。没人想在收件箱中看到与自己无关的电子邮件。只有必要的时候才可以使用抄送和密送功能。此外,电子邮件还应该因人而异,这样更能使别人觉得与自己密切相关。


3.语法准确无误


在电子邮件中看到错误是很使人厌烦的。所以你要在写完后检查语法和拼写。使用错误语法只会降低你的公司和你自己在收件人眼中的公信力


4.言简意赅


人们的注意力是有限的,所以想尽快读完邮件。因此,尽可能在你的电邮中使用简单明了的英语。比如,用“buy”而不要用“purchase”。避免陈词滥调,像是“但并非哈不重要的",还有法律术语像“参考”或者“请于签字人联系”。


5.适当的格式


你邮件的所有内容不应该都放在一段,这会使读者很难理解你的意思。还要避免有很多从句的长句复杂句。有逻辑地组织你的文章,包括要点,标题和用于说明的副标题。


6.适当的措辞


像紧急、重要这类的词旨在抓住收件人的注意力。如果在不必要的时候使用这些词,你的邮件对收件人来说就会显得没有价值。所以,慎重使用“紧急”,只在真正必要的时候才选取这类词汇。


8.使用链接和附件


有效地使用附件和超链接会帮助你以高效的方式传达信息,还可以使你的邮件引起注意。使用链接而不要复制粘贴大段的内容。


9.给出回复的截止日期


如果你的邮件需要回复,那么邮件中应该给回复人明确指出截止时间。这使收件人更容易理解你想让他做什么。


10.给出明确的行动指令


如果你的邮件要求读者完成某项行动或任务,那么指令应该清晰明了。不止一次提及,那么读者就不会漏掉了。


职场,有时候更需要注意细节!

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