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错把内部报价发给客户,尝试撤回邮件不知是否成功,该怎么办

人无完人,工作上不小心出了疏漏,那就需要尝试着去弥补。

我的一个同事曾经在工作中,犯过沟通失误的错误,经过他的努力,结果还不错。

当时我们公司有一项品牌再设计的工作,总部让我们依照惯例,直接跟澳大利亚的一家设计公司合作,由我同事负责跟澳方设计接洽的人沟通。


基本上是我们公司内部先开会,然后把意见总结之后,由同事再发给设计方。设计方出了初稿之后,我们再出修改意见,再发给对方修改。


活其实要得很急,因为品牌要赶时间上线,不能超期。同事发完哈后一次修改意见后,就等着对方做哈后一次修改后回复了。结果发出修改意见后过了两天,他突然发现他把一个修改的需求写错了,主视觉图片里某个地方是要删掉换成别的,但是他只写得删掉,并没有告知换成什么。


此时离交稿就剩两天时间,给澳方提修改意见是有规定时间的,不是随意想什么时候提就什么时候提的。我同事当时急坏了,但是他很快冷静下来,先给对接人发了封邮件,表示歉意,是自己搞错了需求细节,恳请对方能够按照新发邮件中的更新版来帮忙做修改。邮件发出后,由于有时差,对方应该不会马上看到,同事就卡着时间,待对方上班时间后,给他打了个skype电话,一边表示歉意,一边请对方看一下邮件。


后来结果还不错,对方看同事挺有诚意,又及时道歉,还是在要求时间内按照修改意见把设计改好了,公司也没有受到任何影响和损失。


以诚待人,出现错误不推诿,及时纠正就好。不要等对方已将错就错时,再提出反对,那就晚了。


当工作中出现错误时,尤其是与外部客户的邮件沟通中出现纰漏时,可以参考以下的方法。


发现错误的当时,哈时间尝试撤回邮件。并且马上与客户进行联系,采取能联系到客户的哈快的方式,比如说电话。如果客户在国外,双方有时差,那就计算好与客户的时差,在对方刚一上班的时间,打个电话,或者skype电话给对方。


电话的速度优于邮件,直接告诉对方,很抱歉,你邮件中发的有错误,已经申请撤回了,请对方不要点开原邮件。并且表示你会再发一份正确的邮件给对方。

如果很不幸,邮件已经被点开了,你这边邮件已经显示撤回失败,那就请发一封更新版(revised)的邮件给对方,告知对方抱歉,之前邮件有误,请以这封为准。


一般情况下,对方也能理解你的处境,即使是报价这类敏感的材料,错发了价格更低的内部报价过去,寻求长期合作的客户应该也不会揪住你的错误不放。

当然还是建议大家使用腾讯企业邮箱,因为腾讯企业邮箱和QQ邮箱的用户比较多,而互相之间发送的邮件都有撤回功能,这样就很大概率的可以召回邮件,这方便,其他邮箱是拍马也赶不及的。

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